Довідково-інформаційна документація
Довідково-інформаційні документи — службові документи, що забезпечують інформаційний обмін між структурними підрозділами та організаціями. Ці документи, містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відносно до організаційно-розпорядчих документів, і на відміну від них не є обов'язковими для виконання. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Довідково-інформаційні документи – це сукупність різноманітних за видами, змістом і формами документів, за допомогою яких здійснюється обмін інформацією між установами та оперативне управління. До них належать службові листи, телеграми, довідки, інформації, звіти, доповідні записки, пояснювальні записки, службові записки, доповіді, огляди тощо.
Загальна характеристика документів[ред.]
Довідково-інформаційні документи можна поділити на 3 підгрупи:
- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;
- протокольні документи, стенограми, звіти;
- службові листи, телеграми, телефонограми.
Довідки - їхні види та правила оформлення[ред.]
Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.
Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.
Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.
Основні реквізити довідки[ред.]
1. Код підприємства, код форми документа. 2. Реквізити штампа загального бланку. 3. Назва виду документа. 4. Дата. 5. Індекс. 6. Заголовок до тексту. 7. Адресат. 8. Текст. 9. Відмітка про наявність додатків (якщо є). 10. Підпис. 11. Відмітка про направлення до справи.
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
Службовий лист[ред.]
Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів та для встановлення офіційних, службових взаємин між підприємствами, організаціями, установами, компаніями, закладами та фізичними особами. Службові листи є одними з найпоширенiших з довiдково – iнформацiйних документiв.
Метою написання службових листiв є переконати, проінформувати, пояснити і заохотити адресата до реалізації якоїсь дiї.[1]
За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:
1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги. 2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.
Звіт[ред.]
Звіт — службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо.
Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.
Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.
Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).
Проект текстового звіту готує секретар-референт.
Факс[ред.]
Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.
Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.
Телеграма[ред.]
Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.
Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.
У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.
Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.
Телефонограма[ред.]
Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.
Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.
Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.
Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.
Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.
Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка передала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.
Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.
Акт[ред.]
Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізором або інспектором. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією, органом управління або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).
Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється підставою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.
Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню складання, події або факту.
Особи, які мають зауваження до змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку в окремому додатку.
Основні реквізити акту[ред.]
1. Реквізити штампа загального бланку. 2. Код підприємства по 2КПО. 3. Код форми документу по 2КУД 4. Назва виду документа. 5. Дата, індекс. 6. Заголовок до тексту. 7. Гриф затвердження. 8. Текст. 9. Відмітка про наявність додатків. 10. Підпис голови та членів комісії. 11. Відмітка про візування. 12. Відмітка про контроль. 13. Відмітка про виконання документу та направлення його до справи.
Протокол[ред.]
Протокол — це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують чи записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар або обрана особа.
Протоколи можуть оформлятися від руки у спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Реквізити протоколу: 10 — назва виду документа; 11 — дата (дата засідання колегіального органу); 12 — індекс; 14 — місце складання чи видання; 17 — гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); 19 — заголовок до тексту; 21 — текст. Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, присутніх, порядок денний, в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.
Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора проставляють тире і зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря, наприклад: Голова — Варенич С. М. Секретар — Пісна Р. В. Коли оформляють протоколи оперативних нарад, цю частину тексту проминають.
Далі зазначають присутніх. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в алфавітному порядку), а потім — запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань та зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список з прізвищами додають до протоколу: Присутні 97 чоловік (список додається). У протоколах зборів, конференцій чи з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища доповідачів чи тих, хто готував дані питання. Кожне питання нумерують.
Протоколи бувають стислі та повні. У стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. Стислі протоколи доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів. Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно із стенограмами і звукозаписами, редагують і оформляють. Готовий протокол підписують голова та секретар.
Примітки[ред.]
- ↑ Максименко, В. Ф. Сучасна ділова українська мова [Текст] : підручник / В. Ф. Максименко. – Х. : ТОРСІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.
Посилання[ред.]
- Лекція № 10. Довідково-інформаційні документи
- Бибик С.П., Сюта Г.М. Ділові документи та правові папери − Х. – 2006. –493с.
- Довідково - інформаційні документи в професійній діяльності.
- Глущик С. В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. Закладів – К. АСК., 2002. – 400с.
- Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н. Діденко – 5-те вид. доп. і перероб. – К.: Либідь,2006. – 384с.
- Довідково-інформаційна документація[Електронний ресурс]
- Зубков М. Г. Мова ділових паперів – Х. – 2004. – 288 с.
- Паламар Л.М., Кацавець Г. М. «Мова ділових паперів: Практичний посібник.» – 4-е вид. – К.: Либідь, 2000. — 296с.
- Довідково-інформаційні документи: складання та оформлення
- Шевчук, С. В. Українська мова за професійним спрямуванням [Текст] : підручник / С. В. Шевчук, І. В. Клименко. – К. : Алерта, 2010. – 696 с.
Див. також[ред.]
- Державна система документаційного забезпечення управління
- Документообіг у державі
- Службові документи
This article "Довідково-інформаційна документація" is from Wikipedia. The list of its authors can be seen in its historical and/or the page Edithistory:Довідково-інформаційна документація.
