Документообіг в органах внутрішніх справ

Документоо́біг — це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство. Стан діловодства в органі внутрішніх справ характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни. рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці.

Залежно від змісту і призначення документа вказується гриф обмеження доступу до документа.

терміновість виконання, гриф погодження, гриф затвердження, код форми документа за класифікатором управлінської документації (КУД).

Адміністративно-процесуальні, кримінально-процесуальні, оперативно-розшукові документи повинні оформлюватись відповідно до адміністративно-процесуального, кримінально-процесуального законодавства та нормативних актів МВС України, які регламентують оперативно-розшукову діяльність органів внутрішніх справ. Особливі вимоги ставляться до документів, зміст яких носить таємний характер. Дотримання режиму секретності в діяльності органів внутрішніх справ має особливе значення.

Режим секретності — це встановлений нормативними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збереження державної таємниці, що передбачає систему адміністративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є: правила віднесення відомостей до державної таємниці України, вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних документів, робіт і виробів, порядок ведення секретного діловодства і провадження всіх інших секретних робіт, державний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України, відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.

Закон України «Про державну таємницю», виходячи з інформаційного суверенітету України та загальновизнаних принципів міжнародного порядку у сфері інформації, визначає загальні правила встановлення державної таємниці, засекречування інформації, систему охорони державної таємниці та відповідальність за порушення законодавства про державну таємницю.

Закон регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, її засекречуванням та охороною з метою захисту життєво важливих інтересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку.

Згідно з Законом України «Про інформацію» (ст. ЗО) визначено, що інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну. До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Державна таємниця — вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які в порядку, встановленому Законом України «Про державну таємницю», визнані державною таємницею та підлягають охороні з боку держави.

Ступінь секретності — спеціальна категорія, яка характеризує важливість такої інформації з урахуванням можливої шкоди внаслідок її розголошення, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою. Критерії визначення ступеня секретності інформації встановлює Державний комітет України з питань державних секретів.

Відомості, що становлять державну таємницю, за ступенем секретності поділяються на носії інформації «особливої важливості», «цілком таємні», «таємні».

Є ще вид — для службового користування. Його виробила практика, і він широко застосовується в діяльності органів внутрішніх справ, але цей ступінь законодавче не затверджено.

Відповідно до тієї ж 30 статті згаданого Закону конфіденційна інформація — це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Керівники органів внутрішніх справ, окремі працівники, які володіють інформацією професійного, оперативного, ділового, виробничого та іншого характеру, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї системи (способи) захисту.

Контроль за правильним присвоєнням грифа секретності носіям інформації здійснюють режимно-секретні підрозділи (Управління справами, секретаріати) органів внутрішніх справ. Для повного і беззастережного виконання вимог Закону «Про державну таємницю» Держкомсекретів України належить розробити нову Інструкцію щодо забезпечення режиму секретності в міністерствах, відомствах, установах і організаціях.

Згідно з Постановою Верховної Ради України від 21 січня 1994 р. "Про порядок введення в дію Закону України «Про державну таємницю», органи внутрішніх справ України до видання нових нормативних актів з питань забезпечення режиму секретності тимчасово керуються вимогами наказу колишнього МВС СРСР від 10 січня 1991 р.

Окрім цього, відповідним наказом МВС України оголошено зареєстрований в Держкомсекретів України Тимчасовий перелік відомостей, які підлягають засекречуванню в системі МВС та тимчасове положення про порядок засекречування інформації, віднесеної до державної таємниці.

Також важливо відзначити, що у зв'язку з прийняттям Закону України «Про інформацію» МВС України видано наказ, який, зокрема, вимагає не допускати приховування інформації та відмов в ознайомленні громадян, юридичних осіб і державних органів з даними, які необхідні їм для реалізації своїх прав, свобод, законних інтересів, здійснення завдань і функцій, крім випадків, коли вони відомчими чи іншими нормативними актами віднесені до категорії таємних, тимчасово заборонених до відкритого опублікування, а також за інших обставин, передбачених Законом України «Про інформацію». При наданні матеріалів громадянам, юридичним особам, державним органам, а також для засобів масової інформації слід керуватися Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, а також, до видання розгорнутого переліку відомостей, що підлягають засекречування в системі МВС, вищезгаданим тимчасовим переліком, Положенням про порядок підготовки матеріалів, призначених для відкритого опублікування, іншими діючими нормативними актами.

Керівники органів внутрішніх справ повинні враховувати, що:

— робота з документами обмеженої, або закритої інформації має своє правове регулювання;

— в державі визначено осіб, які формують політику щодо державної таємниці (Президент України, Голова Верховної Ради, Прем'єр-міністр України), які є Державними експертами;

— Указом Президента міністр внутрішніх справ України, перший заступник міністра та два заступники наділені правами Державних експертів;

— право ліцензування діяльності, пов'язаної з державною таємницею, надано Державному Комітету з питань державних секретів.

На кожного працівника органів внутрішніх справ, який працює з документами, що містять секретну інформацію, має бути оформлений спеціальний допуск, а допуск (ліцензію) установам, організаціям і органам влади на здійснення діяльності, що містить державну таємницю, видає Державний Комітет з питань державних секретів.

Законодавче передбачені також порядок допуску громадян до державної таємниці, відмова у наданні допуску, перевірка осіб у зв'язку з державною таємницею, скасування допуску, а також оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці.

Окрім того. Постановою Кабінету Міністрів України № 779 від 16 листопада 1994 р. встановлено письмову форму трудового договору з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею.

Закон встановлює обмеження громадян у праві виїзду на постійне проживання в іноземну державу, яке може реалізуватися не раніше ніж через п'ять років з часу скасування допуску.

Не обмежується виїзд на постійне проживання в держави, з якими Україна має угоди про взаємну охорону державних таємниць або інші міжнародні угоди, які передбачають такий виїзд.

Працівникам, які допущені до державної таємниці, за роботу з особливо важливими, цілком таємними і таємними носіями інформації до посадового окладу доплачуються спеціальні надбавки.

За науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи з обмежувальними грифами також встановлюється доплата.

При здійсненні судових, наглядових, контрольно-ревізійних функцій усі державні органи повинні дотримуватись вимог Закону «Про державну таємницю», а якщо зазначені органи не дотримуються встановленого порядку або не мають для цього відповідних умов, органи внутрішніх справ вправі відмовити їм у наданні таємної інформації.

Слід особливо підкреслити, що начальники органів та підрозділів внутрішніх справ несуть персональну відповідальність за відповідність режиму секретності нормативним документам і зобов'язані здійснювати постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці.

Документи управління мають свої особливості в оформленні та організації при розгляді пропозицій, заяв, скарг громадян, при роботі з кадровою, фінансовою та матеріально-технічною документацією.

Керівникам та працівникам органів внутрішніх справ необхідно розуміти, в яких ситуаціях найбільш доцільно застосовувати той чи інший вид документального оформлення управлінських рішень.